Es muy sencillo deducir a qué nos referimos cuándo hablamos de ‘paperless’, un término anglosajón que quiere decir menos papel. Actualmente es una tendencia en la gestión de cualquier negocio u organización, con la finalidad de digitalizar los documentos de las empresas, trabajando en el proceso de ‘clean technology’ para cuidar el medio ambiente.

Hoy en día el sector empresarial está invirtiendo en la transformación de su negocio a la era digital, sin embargo, aún ocupan presupuesto en el almacenamiento de papeles, es importante que tomen en cuenta la reducción del uso de documentos físicos, lo cual implica una mejora en el tiempo que se requiere para organizar, clasificar, almacenar y transportar archivos.

Se estima que las empresas malgastan el 40% del papel que utilizan o que solo el 10% de ellas están con la política del ahorro de papel.

La implementación de paperless en las empresas trae consigo grandes beneficios como los siguientes:

• A la hora de digitalizar los documentos será mucho más fácil encontrar, almacenar y compartir cualquier archivo, desde cualquier lugar.
• Agiliza la automatización de los procesos, permitiendo mejorar el flujo de trabajo.
• Aumento en la productividad del personal de la oficina, pues invierten menos tiempo en imprimir, fotocopiar y almacenar documentos.
• Ayudará en la organización de documentos y que no se pierdan.
• Contribuye a la reducción de costos en compra de papeles y en mobiliario de almacenamiento.
• Promueve el concepto de empresa eco amigable.

Si estás interesado en implementar la estrategia de paperless en tu negocio te recomendamos seguir los siguientes pasos:

Organizar y digitalizar: comienza por organizar todos los documentos de la empresa por área para luego digitalizarlos. Es indispensable que todos los miembros de la organización estén involucrados y comprometidos con el proceso.

Elige un software: hay diferentes programas de gestión de documentos electrónicos, es importante evaluar y seleccionar el que más se adecue a las necesidades de la empresa. Los que se usan regularmente son: Athento, OpenKM, SoftDoit y dataXport.

Lanza un comunicado: las personas que rodean tu empresa, tanto empleados como los clientes deben tener conocimiento de la implementación de esta estrategia y la importancia que tiene para el negocio, para que logren adaptarse al cambio y valoren los beneficios.

Mantenimiento: luego de implementar el proceso de documentación electrónica, mantén el sistema de digitalización, verás un cambio cultural en la organización.